Ведущий специалист, секретарь референт
Группа должностей: старшая
К претендентам на замещение вакантной должности муниципальной службы требуются следующие квалификационные требования:
Образование: наличие профессионального образования.
Стаж: без предъявления требований к стажу.
Требования к знаниям: наличие базовых знаний, знание правовых основ Конституции Российской Федерации, знание Федеральных законов Российской Федерации.
Должностные обязанности:
1. принимать, проверять правильность оформления и адресования отправляемых (исходящих) документов, осуществлять их регистрацию в государственной информационной системе «Система электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области» (далее – СЭДД);
2. принимать, проверять правильность оформления доверенностей, осуществлять их регистрацию и выдачу уполномоченным лицам, вести журнал учёта доверенностей;
3. принимать и предоставлять документы, поступающие на подпись и рассмотрение Главе города на бумажном носителе, проверять правильность их оформления, распределять и передавать документы исполнителям;
4. вести телефонное обслуживание: принимать и распределять звонки, осуществлять переадресацию вызовов, запись контактной информации;
5. вести базу данных телефонного справочника администрации, регулярно обновлять и вносить изменение данных в базе данных; осуществлять рассылку телефонного справочника в пределах администрации;
6. принимать и отправлять телефонограммы, вести журнал учёта отправляемых (исходящих) телефонограмм;
7. вести приём посетителей в приёмной, оформлять карточки личного приёма граждан;
8. обеспечивать информационную поддержку Главы города, предоставлять ему необходимые данные;
9. организовывать и поддерживать функционал рабочего пространства приёмной и кабинета Главы города;
10. вести журнал записи встреч и мероприятий проводимых в зале заседаний администрации, выдавать ключи от зала заседаний ответственным за проведение мероприятий, отвечать за поддержание чистоты и порядка в зале заседаний, контролировать наличие необходимых принадлежностей и оборудования;
11. участвовать в разработке и внедрении Инструкции по делопроизводству в администрации;
12. готовить отчёты, аналитические и справочные материалы, связанные с документооборотом и делопроизводством и другие документы, связанные с деятельностью отдела;
13. формировать дела в соответствии с утверждённой номенклатурой дел отдела, обеспечивать соблюдение сроков хранения документов их сохранность;
14. осуществлять консультирование работников администрации по вопросам документооборота и делопроизводства в администрации;
15. участвовать в рассмотрении обращений различных учреждений, организаций и отдельных граждан по вопросам, отнесенным к его компетенции, подготовка по ним проектов соответствующих решений и ответов;
16. обеспечивать сохранность персональных данных в процессе их обработки, доступ субъектов персональных данных в установленном порядке к их персональным данным, а также своевременное уничтожение персональных данных по достижении целей их обработки, в сроки, установленные действующим законодательством Российской Федерации;
17. обеспечивать в пределах своей компетенции защиту сведений ограниченного распространения;
18. выполнять поручения Главы города;
19. выполнять в структуре отдела поручения начальника отдела в пределах сфер деятельности отдела и т.д.
По вопросам вакансий обращаться по телефону: 8 (38373) 56-116
Контактное лицо: консультант управления по противодействию коррупции, кадровой и мобилизационной работы – Бранчевская Елена Александровна
Электронная почта для предоставления резюме: ob_shaa@nso.ru